Praca grupowa to jeden z najczęściej wymienianych czynników przyczyniających się do sukcesu biznesowego. Ważną rolą IT jest w tym przypadku zapewnienie odpowiednich narzędzi, które umożliwią efektywną pracę zespołów, coraz częściej wirtualnych.

Współpraca zespołowa może przybierać bardzo różną formę, a gdy zespoły są rozproszone, w grę wchodzi wykorzystanie różnych technologii IT. Realizacja ważnych projektów może się opóźniać z powodu problemów z komunikacją. Przykładowo, poszczególne osoby mogą korzystać z różnych narzędzi i kanałów komunikacji. Poprawa warunków pracy grupowej oznacza ciągłe poszukiwanie nowych rozwiązań. Nowe technologie mogą sprawić, że firma stanie się wydajniejsza i poprawi komunikację między pracownikami, zespołami i klientami.

Alternatywne kanały komunikacji

Wiadomości e-mail wciąż są ważną metodą komunikacji elektronicznej. Średnio jednak wysyłamy i otrzymujemy aż 122 wiadomości! Jednocześnie jest wiele dowodów na to, że w porównaniu z innymi kanałami e-mail może negatywnie wpływać na produktywność. Alternatywą są zintegrowane systemy, obejmujące różne kanały i narzędzia do pracy grupowej. Umożliwiają one, np. ograniczenie ilości informacji, które spływają do użytkownika. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu dedykowanych kanałów, powiadomień i wiadomości bezpośrednich.

Pracownicy mogą skonfigurować swoją aplikację tak, aby otrzymywać tylko istotne dla nich informacje, np. dotyczące określonego zagadnienia. To znacznie ułatwia proces „przekopywania” się przez duże ilości wiadomości. Badania pokazują, że takie zintegrowane systemy mogą zwiększyć produktywność nawet o 30%. Co ciekawe, ten wynik jest efektem ograniczenia o mniej więcej 50% korzystania z poczty elektronicznej.

Uproszczenie procesów współdzielenia plików

Przesyłanie plików jako załączników do wiadomości e-mail nie jest wygodne, dodatkowo serwery pocztowe mają ustawione limity wielkości. Co więcej, jeśli z plikiem pracuje wiele osób, trzeba go przesyłać wiele razy. W takiej sytuacji może łatwo dojść utraty kontroli, która kopia jest wersją najnowszą. Narzędzia takie, jak Dropbox, zrewolucjonizowały współdzielenie plików. Umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze. Dodatkowo tylko jedna kopia jest współdzielona. Eliminuje to problem z pomyleniem wersji.

Takie narzędzia oferują funkcje natychmiastowej aktualizacji współdzielonych plików, dzięki czemu pracownicy znajdujący się w różnych lokalizacjach zawsze mają dostęp do aktualnej wersji pliku. Jednocześnie z reguły możliwy jest dostęp do starszych wersji. Aby ułatwić dostęp do plików, w komputerach użytkowników mogą być przechowywane kopie danych znajdujących się w centralnej lokalizacji. Każda zmiana wprowadzona lokalnie może być automatycznie kopiowana do chmury. Według firm, które korzystają z tego typu narzędzi, wpływają one pozytywnie na produktywność i zwiększają elastyczność. Chmura rozwiązuje problem z zarządzaniem wersjami i kłopotliwym przesyłaniem plików w wiadomościach e-mail. W efekcie znacznie upraszcza współdzielenie plików.

Wideokonferencje

Ponieważ coraz więcej firm jest rozproszonych geograficznie, rośnie popularność systemów wideokonferencyjnych, które usprawniają pracę zespołów. Jednocześnie coraz więcej jest pracowników zdalnych, co jest możliwe dzięki nowoczesnym technologiom. Ponieważ takie osoby rzadziej pojawiają się w biurze, kontakt z nimi jest utrudniony. Do tego dochodzą aspekty psychologiczne. Spora część komunikacji ma charakter niewerbalny, a osoby nie przychodzące do biura mogą czuć się odizolowane. Tu z pomocą przychodzą rozwiązania do wideokonferencji. Umożliwiają one m.in. zbudowanie lepszych relacji w zespole.

Badania przeprowadzone przez Polycom pokazały, że – według ankietowanych firm – komunikacja wideo przenosi następujące korzyści:
• wzrost produktywności (94% odpowiedzi);
• szybsze podejmowanie decyzji (87%);
• znaczne ograniczenie kosztów podróży (87%).

Bezpieczeństwo sieci

Kiedy firmy wdrażają narzędzia do pracy grupowej, z reguły nie myśli się o bezpieczeństwie routerów i serwerów. Jednak ilość plików przesyłanych jest coraz większa. Ponadto pracownicy coraz częściej przynoszą do pracy własne urządzenia. Jednocześnie zwiększa się ilość ataków na firmowe sieci, które mogą spowodować poważne problemy w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Wdrożenie solidnych zabezpieczeń sieciowych jest ważne, ponieważ pracownicy często nie są świadomi, jakie zagrożenie stanowi malware.
Badanie przeprowadzone przez Friedrich-Alexander University pokazało, że 78% użytkowników jest świadomych, że nieznane linki w wiadomościach e-mail stanowią zagrożenie, ale mimo to 45% i tak w nie klika. Ważnym elementem strategii bezpieczeństwa staje się więc szyfrowanie plików, co zabezpiecza firmowe informacje.

Podziel się na:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • LinkedIn